Het college
Op 31 maart 2021 verscheen in het Staatsblad het Koninklijk Besluit van 17 maart 2021 over de genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en tot verlening van de toegang tot de DABS aan het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Dit KB trad in werking op 1 mei 2021, en schrijft voor dat het aan het College van Burgemeester en Schepenen is om de voorwaarden te bepalen aangaande inzage of vragen tot afschriften en uittreksels van die openbare akten die enkel beschikbaar zijn in de gemeente.
Samen met de voorwaarden voor openbare akten, wensen we van dit punt gebruik te maken om ook de voorwaarden tot inzage of vragen tot afschriften en uittreksels van niet-openbare akten vast te leggen, zodat alles in één beslissing gebundeld is en eenvoudiger aan de aanvrager kan worden bezorgd. De voorwaarden aangaande niet-openbare akten zijn echter bepaald door het KB en dus niet te bepalen door het College van Burgemeester en Schepenen.
Samen gelezen met art. 29 Burgerlijk Wetboek kan het regelgevend kader voor opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand als volgt worden samengevat:
1. Openbare akten
Dit zijn de akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud en alle overige akten van meer dan 100 jaar oud.
Eenieder kan een afschrift of uittreksel krijgen van een openbare akte bij de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit de DABS als uit de oude papieren registers (indien niet opgenomen in de DABS) worden afgeleverd.
Naast het doen afleveren van afschriften of uittreksels kunnen de papieren registers van de burgerlijke stand, de tabellen en de bijlagen met openbare akten eveneens ter beschikking gesteld worden van de aanvrager. Het college van burgemeester en schepen beslist over de nadere regels hiertoe (zo zou de gemeente er bv. kunnen voor kiezen om enkel die papieren registers met openbare akten ter beschikking te stellen die de gemeente heeft ingescand zodat het manipuleren van de registers enkel door het eigen personeel gebeurt). Indien de openbare akten zijn opgenomen in de DABS, mag de aanvrager in geen geval rechtstreeks toegang krijgen tot de DABS voor de raadpleging van deze akten.
Oude papieren registers met openbare akten worden ook raadpleegbaar bij het Rijksarchief in zoverre de dubbels door de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg werden overgedragen en ze door het Rijksarchief gedigitaliseerd. Wanneer openbare akten digitaal ter beschikking staan op de website of in de leeszalen van het Rijksarchief (meestal werd er momenteel gedigitaliseerd tot ongeveer ca. 1910-1920), hoeft de gemeente de oude papieren registers niet meer zelf ter beschikking te stellen maar kan het college van burgemeester en schepenen daar indien gewenst wel toe beslissen.
2. Niet-openbare akten
Dit zijn de akten van overlijden van minder dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van minder dan 75 jaar oud en alle overige akten van minder dan 100 jaar oud.
De persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn echtgenoot of echtgenote, zijn wettelijk samenwonende, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in de opgaande of nederdalende lijn, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat hebben sowieso recht op een afschrift of uittreksel van een niet-openbare akte (wanneer de akte een wijziging van de registratie van het geslacht bevat wordt dit verder beperkt tot de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn erfgenamen, hun notaris en hun advocaat).
De raadpleging van niet-openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt enkel door het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt.
In functie van het bekomen van een afschrift of uittreksel voor genealogische, historische of wetenschappelijke opzoekingen dient de aanvrager een aanvraag in te dienen bij de gemeente met:
a. diens identificatiegegevens (voor natuurlijke personen naam, voornamen, Rijksregister- of KSZ-nummer; voor rechtspersonen en ondernemingen het ondernemingsnummer van de KBO; of voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen elk document dat de identificatie verzekert)
b. de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft
c. een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden
d. de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
e. de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben. Indien de persoon overleden is of niet wilsbekwaam kan de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner, of bij gebreke hiervan, zijn wettelijke vertegenwoordiger, of bij gebreke hiervan, ten minste één van diens afstammelingen in de eerste graad deze toestemming geven. Indien de persoon die de toestemming moet geven minderjarig is, wordt deze gegeven door diens wettelijke vertegenwoordiger. Indien de aanvrager de contactgegevens niet kent van de personen die hun toestemming moeten geven, kan hij bij de aanvraag een communicatie aan deze personen toevoegen die de ambtenaar van de burgerlijke stand doorstuurt in zoverre deze een gekend adres in België hebben. De bestemmeling kan vervolgens al dan niet ingaan op het verzoek van de aanvrager
f. de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van art. 4.7. van de GDPR (AVG) heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.
De gemeente kan een retributie voor opzoekingen opleggen. Het verslag aan de Koning bij het KB vermeldt als rechtsgrond hiertoe art. 13 van de Wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in provincies en gemeenten. De vergoeding voor een afschrift mag niet meer bedragen dan de kostprijs. Het is mogelijk een vergoeding aan te rekenen voor een abnormaal hoog aantal documenten, zodat misbruiken uitgesloten worden.
Door de inzage of vragen tot afschriften en uittreksels van zowel openbare als niet-openbare akten toe te laten onder de voorwaarden zoals opgenomen in voorstel van beslissing, blijven we grotendeels in dezelfde lijn werken als omliggende gemeenten (in Kortenaken, Zoutleeuw en Linter worden de akten gratis afgeleverd, en is er geen retributie vastgelegd voor het opzoekwerk.), en wordt er dus geen extra retributie aangerekend voor het opzoekwerk dat zou gebeuren door het eigen personeel. Enkel de retributie van € 2,00 per akte blijft dan bestaan.
Volgend reglement goed te keuren:
Artikel 1-Bevoegd personeel
Enkel bevoegd personeel heeft toegang tot het archief. Onder bevoegd personeel wordt begrepen de ambtenaar van de burgerlijke stand en de personeelsleden van de dienst burgerzaken.
Artikel 2-Toegang tot het archief
Derden hebben slechts toegang tot het archief onder de volgende voorwaarden:
Artikel 3-Toegang tot de registers openbare akten
De volgende registers burgerlijke stand zijn openbaar:
De ambtenaar van de burgerlijke stand kan van deze akten afschriften/uittreksels afleveren, indien de akten beschikbaar zijn in de Databank voor de Akten van de Burgerlijke Stand (DABS).
Wat de akten die niet beschikbaar zijn in DABS betreft, kan de ambtenaar van de burgerlijke stand ofwel een afschrift/uittreksel afleveren ofwel toegang verlenen tot de registers van de burgerlijke stand, de tabellen en de bijlagen, naargelang de keuze van de aanvrager.
Een aanvraag tot aflevering van een afschrift/uittreksel moet schriftelijk (Dorpsstraat 7, 3450 Geetbets) of per mail (burgerzaken@geetbets.be) gericht worden aan de dienst Burgerzaken.
De aanvraag vermeldt naam en voornaam, adres en contactgegevens (email en/of telefoonnummer) van de aanvrager.
De aanvrager dienst zijn aanvraag te motiveren om de genealogische doeleinden te kunnen nagaan.
De aanvraag vermeldt de gevraagde akte: welke akte (geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte), de betrokken persoon en de datum van de akte. Indien de aanvrager niet alle gegevens kent met betrekking tot de gezochte akte, dient hij zoveel mogelijk informatie te bezorgen, zoals de vermoedelijke datum of jaar, die de opzoeking van de desbetreffende akte mogelijk maken.
De dienst Burgerzaken bericht de aanvrager binnen 10 werkdagen of de aanvraag al dan niet volledig is. Wanneer de aanvraag volledig is, zal de dienst Burgerzaken het gevraagde afschrift of uittreksel binnen de 15 werkdagen bezorgen aan de aanvrager met het opschrift “afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”.
Een aanvraag tot inzage vermeldt zo nauwkeurig mogelijk naar welke akte(s) gezocht zal worden.
De aanvraag vermeldt de gevraagde akte: welke akte (geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte), de betrokken persoon en de datum van de akte. Indien de aanvrager niet alle gegevens kent met betrekking tot de gezochte akte, dient hij zoveel mogelijk informatie te bezorgen, zoals de vermoedelijke datum of jaar, die de opzoeking van de desbetreffende akte mogelijk maken.
Wanneer de aanvraag volledig is, zal de dienst Burgerzaken de aanvrager binnen de 15 werkdagen contacteren om een afspraak te maken.
Inzage in de registers en boeken van de Burgerlijke Stand kan enkel op een afgesproken moment. De raadpleging vindt plaats onder toezicht, in het door het personeel aangewezen lokaal. De bezoeker mag gelijktijdig 1 register ter hand nemen.
De bezoeker kan de akten fotograferen of filmen (zonder flits of bijkomende verlichting). Indien de staat van het register dit echter niet toelaat, kan dit aan de bezoeker verboden worden.
Het nemen van een kopie is toegestaan, wanneer ook de fysieke toestand van het boek dit toelaat. De dienst Burgerzaken zal hier telkens al dan niet akkoord voor geven. Op elke kopie wordt vermeld: “afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden”
Artikel 4-Toegang tot de registers niet-openbare akten
De raadpleging van de volgende registers burgerlijke stand moet voorafgegaan worden door een aanvraag:
De aanvraag van een afschrift zoals bedoeld in dit artikel bevat:
Indien de akte in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift afgeleverd uit de DABS. Indien de akte niet in de DABS beschikbaar is, wordt het afschrift opgemaakt op basis van de papieren registers.
De ambtenaar van de burgerlijke stand levert de afschriften af en vermeldt hierop: “afgeleverd voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden.”
Een aanvraag tot aflevering van een afschrift/uittreksel moet schriftelijk (Dorpsstraat 7, 3450 Geetbets) of per mail (burgerzaken@geetbets.be) gericht worden aan de dienst Burgerzaken.
De dienst Burgerzaken bericht de aanvrager binnen 10 werkdagen of de aanvraag al dan niet volledig is. Wanneer de aanvraag volledig is, zal de dienst Burgerzaken het gevraagde afschrift of uittreksel binnen de 15 werkdagen bezorgen aan de aanvrager.
Wanneer bij een aanvraag tot inzage deze aanvraag volledig is, zal de dienst Burgerzaken de aanvrager binnen de 15 werkdagen contacteren om een afspraak te maken.
Inzage in de registers en boeken van de Burgerlijke Stand kan enkel op een afgesproken moment. De raadpleging vindt plaats onder toezicht, in het door het personeel aangewezen lokaal. De bezoeker mag gelijktijdig 1 register ter hand nemen.
De bezoeker kan de akten fotograferen of filmen (zonder flits of bijkomende verlichting). Indien de staat van het register dit echter niet toelaat, kan dit aan de bezoeker verboden worden.
Het nemen van een kopie is toegestaan, wanneer ook de fysieke toestand van het boek dit toelaat. De dienst Burgerzaken zal hier telkens al dan niet akkoord voor geven.