Besluit  Gemeenteraad

Artikel 1.

Voor de periode van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 wordt het subsidiereglement gemeenschapsvormende lokale socio – culturele activiteiten en evenementen ingesteld.

Artikel 2.

Principes

1. Om tot een transparante wijze van subsidiëren van kermissen/ evenementen te komen is het aangewezen de reglementering betreffende subsidies aan kermissen in te passen in het bestaande systeem van premies voor de organisatie van publiek toegankelijke evenementen. Immers, kermissen en wijkkermissen zijn in de eerste plaats historisch gegroeide gemeenschapsvormende gebeurtenissen waarbij inwoners elkaar op een informele wijze leren kennen en waarderen. Het gegeven buurtfeesten is hierin een nieuwe ontwikkeling die mogelijkerwijze weer aanleiding kan geven tot een historische groei van nieuwe vormen van wijkkermis.
2. Om een stimulans te geven aan wijkbijeenkomsten en door de gemeenschap gedragen organisatie van kermissen en zo de sociale contacten in de straat, de wijk of het dorp aan te halen, verleent de gemeente per goedgekeurde aanvraag logistieke en/ of financiële steun volgens de grootte van de organisatie voor zover voldaan wordt aan de onderstaande bepalingen en voor zover de in het gemeentebudget ingeschreven bedragen strekken.
3. Het gemeentebestuur in hoofde van het college van burgemeester en schepenen bepaalt in welke categorie een activiteit thuishoort en baseert zich hiervoor op de onderstaande criteria die buurtfeesten, wijkkermissen en grote kermissen van elkaar onderscheiden.

Artikel 3.

Toepassingsgebied

Gemeenschapsvormende lokale socio – culturele activiteiten en evenementen, georganiseerd door (erkende)  verenigingen/organisaties/comités en/of particulieren uit Geetbets, kunnen op basis van dit reglement in aanmerking komen voor subsidiëring en/of  ondersteuning van de gemeente Geetbets.

Een subsidie kan enkel worden aangevraagd door een regulier en continuerend kermiscomité dat een degelijk programma met begroting kan voorleggen aan het college.

De gemeenschapsvormende lokale socio – culturele activiteiten en evenementen dienen de dagelijkse werking van de betrokken organisator(en) te overschrijden en dienen plaats te vinden op grondgebied van de gemeente Geetbets.

Commerciële activiteiten of evenementen, bovenlokale activiteiten of evenementen, speelstraten en tijdelijke initiatieven zoals pop-up horeca- of logieszaken vallen niet onder het toepassingsgebied van dit reglement.

Artikel 4.

Definities

De gemeenschapsvormende lokale socio - culturele activiteiten en evenementen die onder het toepassingsgebied van dit reglement vallen zijn:

• Grote kermissen: de erkende hoofdkermissen met een duur van minimaal 3 dagen en minimaal 5 activiteiten, (waaronder 1 gratis kinderactiviteit);
  Als grote kermissen worden beschouwd : de augustuskermissen in Geetbets dorp en Rummen dorp.
• Manifestaties met grote, bovenlokale aantrek  met een duur van minimaal 2 dagen en minimaal 3 activiteiten, waaronder een gratis stoet; (lichtstoet en carnavalstoet).
  Als manifestaties met grote, bovenlokale aantrek worden beschouwd : de lichtstoet en de carnavalstoet
• Wijkkermissen: een kermis in een deelgemeente , met een duur van minimaal 2 dagen en minimaal 3 activiteiten, (waaronder 1 gratis kinderactiviteit);
  Wijkkermissen zijn onder andere : Statiekermis, Kermis Hogen, Kermis Grazen. Andere wijkkermissen worden beschouwd als buurtfeesten en dienen te voldoen aan de onderstaande voorwaarden voor ondersteuning. Een buurtfeest dat na minstens drie jaar werking kan aantonen dat het ondertussen geëvolueerd is tot een echte wijkkermis kan hiervoor een ondersteuning als wijkkermis aanvragen, maar moet dan wel aan alle voorwaarden hiervoor voldoen. Deze vraag dient expliciet aan het college te worden gesteld.
• Buurtfeesten: een feest in een buurt met minimaal 2 activiteiten, waaronder 1 gratis kinderactiviteit;
  De uitnodiging tot het feest mag zich enkel richten tot de bewoners van een straat (met zijstraten) of een welbepaalde wijk. Derden worden niet meegeteld bij aantal deelnemers.
  Het feest dient bij voorkeur door te gaan in de eigen buurt of de eigen wijk. Een afwijking hierop dient te worden gemotiveerd.
• Bijeenkomsten van X-jarigen uit Geetbets: bijeenkomsten voor 18-40-50-60-65-70- 75-80-85-90-95-jarigen in Geetbets naar school gegaan.

Artikel 5.

Subsidie

De gemeenschapsvormende lokale socio – culturele activiteiten en evenementen hebben, mits voldoen aan alle voorwaarden zoals voorgeschreven door dit reglement, recht op volgende subsidie:

• Grote kermissen: 10 % van de kosten die te maken hebben met de organisatie van gratis activiteiten voor groot publiek ( uitkoopsommen artiesten, licht en geluid, tent,…)met een maximum van € 1.000,00. Het totaalbedrag voor de subsidie van € 1.000,00 wordt, indien er meerdere aanvragers zijn, verdeeld op basis van een verdeelsleutel, gebaseerd op de uitgaven van de aanvragers. De maximum te ontvangen subsidie per aanvrager is € 1.000,00.
• Manifestaties van grote bovenlokale aantrekken ( vanaf 1.500 bezoekers): 10 % van de kosten die te maken hebben met de organisatie van gratis activiteiten voor groot publiek ( uitkoopsommen artiesten, licht en geluid, tent,…) met een maximum € 1.000,00.
• Wijkkermissen: 10 % van de kosten die te maken hebben met de organisatie van gratis activiteiten voor groot publiek ( uitkoopsommen artiesten, licht en geluid, tent,…) met een maximum van € 500,00.
• Buurtfeesten:  logistieke ondersteuning ( uitleen materialen)
• Bijeenkomsten x-jarigen Geetbets: bijdrage bij de receptie voor € 125,00 indien de activiteit doorgaat op het grondgebied van Geetbets

Elke activiteit of elk evenement kan jaarlijks slechts éénmaal in aanmerking komen voor subsidiëring of ondersteuning volgens dit reglement.

Ook is voor eenzelfde activiteit of evenement geen cumulatie mogelijk van subsidiëring of ondersteuning zoals bepaald in andere gemeentelijke subsidiereglementen.

Artikel 6.

Aanvraag

Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie en ondersteuning op basis van dit reglement, dien(t)(en) de organisator(en) een gemotiveerde aanvraag in voor de activiteit of het evenement. De aanvraag gebeurt via de dienst evenementen van de gemeente en dit uiterlijk 3 maanden voor het effectieve plaatsvinden van de activiteit of het evenement.

De aanvraag verloopt aan de hand van het ter beschikking gestelde “aanvraagformulier voor kermis, wijk- of buurtfeest” en  bevat minimaal:

• Algemene info van de volledige organisatie, met inbegrip van rekeningnummer;
• Contactgegevens van de organisator(en);
• Inhoudelijke weergave van de activiteit of het evenement, alsook de wijze van communicatie/bekendmaking;
• Raming van de inkomsten en uitgaven;
• Kopie van het attest van de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid;
• Aantonen te kunnen voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in dit reglement

De aanvraag gebeurt door één contactpersoon, hiertoe gemachtigd door de volledige organisatie. Deze draagt de verantwoordelijkheid voor het correct invoeren van alle verstrekte gegevens en is de algemene contactpersoon voor de volledige procedure.

Alle dossierstukken worden steeds ingediend bij de eigenlijke aanvraag. Bij ontbreken van bepaalde dossierstukken voor vermelde items of activiteiten of laattijdig indienen van de aanvraag, worden deze items of activiteiten niet in rekening gebracht voor de berekening van de maximaal toe te kennen subsidie en/of wordt de volledige aanvraag niet in aanmerking genomen.

Artikel 7.

Afstemming

Na het ontvangen van de aanvraag, wordt de nodige afstemming georganiseerd door de dienst Vrije Tijd van de gemeente. Dit kan telefonisch, schriftelijk of fysiek zijn en heeft als doelstelling de algemene organisatie te overlopen alsook na te gaan of de activiteit of het evenement aan alle voorwaarden voldoet.

Artikel 8.

Behandeling aanvraag

Na advies van alle betrokken diensten van de gemeente, beslist het college van burgemeester en schepenen over de goedkeuring, al dan niet onder bepaalde voorwaarden, of afkeuring van de activiteit of het evenement. Ook de maximaal toe te kennen subsidie alsook eventuele andere ondersteuning wordt hierbij bepaald. De maximaal toe te kennen subsidie wordt steeds begrensd tot de reële kosten van de activiteit of het evenement, indien deze minder zouden bedragen dan de subsidie waarvoor de activiteit of het evenement volgens dit reglement voor in aanmerking komt. De betaling van de maximaal toe te kennen subsidie gebeurt telkens per kwartaal.

Artikel 9.

Communicatie en promotie

Alle communicatie en promotie van de activiteit of het evenement dient minimaal het volgende te bevatten:

• Vermelding samenwerking met gemeente Geetbets
• Vermelding logo van gemeente Geetbets;

Artikel 10.

Controle

Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd alle onderzoek in te stellen of te laten instellen via de diensten van de gemeente Geetbets, ter controle op de correctheid van alle verstrekte gegevens alsook de activiteiten of evenementen waarvoor een subsidie wordt aangevraagd of reeds is toegekend. Het verstrekken van onvolledige of onjuiste gegevens en/of het niet naleven van de voorwaarden opgelegd in dit reglement, kan aanleiding geven tot terugvordering van (een deel van) de toegekende subsidie en/of tot uitsluiting van eventuele verdere subsidiëring.

Artikel 11.

Subsidies binnen voorziene krediet

De subsidies voor gemeenschapsvormende lokale socio –culturele activiteiten en evenementen maken deel uit van het totaal voorziene krediet voor deze subsidies op het goedgekeurde meerjarenplan. Alle subsidies worden steeds verleend binnen de perken van het resterende daartoe voorziene krediet op het goedgekeurde meerjarenplan.

Artikel 12.

Het reglement premies kermissen en vast leggen kermispremies – aanpassing op vraag cultuurraad wordt opgeheven met ingang van 1 januari 2026.

Artikel 13.

Afschrift van deze beslissing zal via het digitaal loket overgemaakt worden aan de toezichthoudende overheid.