Besluitenlijst college van burgemeester en schepenen van «van».
Schepen S. Doms volgt de vergadering via teams.
De notulen werden samen met de dagorde aan de leden van het college bezorgd. Als er hierover geen opmerkingen zijn, kunnen deze goedgekeurd worden.
Voorstel van beslissing:
De notulen goed te keuren.
Goedkeuring van de bestelbonnrs G/2024/623 t.e.m. 624 en G/2025/22 t.e.m. G/2025/29.
Voorstel van beslissing:
De bestelbons goed te keuren.
Goedkeuring van de aanrekeningslijsten G/2025/3 t.e.m. 5.
Voorstel van beslissing:
De aanrekeningslijsten goed te keuren.
Goedkeuring van de verzamelstaat vorderingen G/2025/1 (VK) en de verzamelstaat vorderingen G/2025/2 (VK ALFA).
Voorstel van beslissing:
De verzamelstaten goed te keuren.
De notulen van de vergadering werden aan het college overgemaakt.
Het overzicht van de agendapunten is als volgt:
Voorstel van beslissing:
Kennis te nemen van de notulen van de vergadering dd. 06 december 2024 van de kerkraad Sint Paulus en Sint Petrus Geetbets.
Geen schorsend beroep in te stellen tegen de beslissingen vermeld in de notulen.
Afschrift van deze beslissing te bezorgen aan de kerkfabriek Sint Paulus en Sint Petrus Geetbets via Religiopoint.
Het betreft een aanvraag voor het plaatsen van een propaangastank.
Voorstel van beslissing:
Akte te nemen van de aanvraag.
Er wordt door VERA voorgesteld om JCC (afsprakenbeheer) naar een SaaS model te migreren, omwille van de continuïteit in onderhoud en stabiliteit in werking. Zo hebben we al problemen gekend wanneer certificaten moeten worden verlengd en er niemand van VERA aanwezig is op het moment dat deze vervallen.
De migratie op zich wordt gedaan door JCC en is beperkt in effort. Eenmaal dat JCC in de cloud draait, is Geetbets voor deze applicatie ontzorgd en is deze applicatieserver niet meer nodig. Geetbets moet dan wel jaarlijkse servicekosten en hostingkosten betalen, maar we hebben dan wel 24/7 toegang tot de laatste versie van JCC-klantgeleiding en Afspraken. JCC verzorgt dan het technische applicatiebeheer, zoals het maken van back-ups, het onderhoud en de installatie van nieuwe versies en updates op de server.
Er is hiervoor een offerte gevraagd.
Financieel Directeur heeft zijn visum gegeven. Het krediet is voldoende op het niveau van de investeringen alsook is er budget voorzien op JBR:
2025/02-004-001/0119-00/2410000/GEMEENTE/CBS/IP-119
Voorstel van beslissing:
Akkoord te gaan met de offerte 'Hosting JCC-Klantgeleiding en Afspraken' en JCC naar SaaS model te migreren.
Naar aanleiding van een overleg met JCC rond onduidelijkheden in het beheer van de applicatie, hebben zij een offerte bezorgd om een opleiding “Functioneel Applicatiebeheer JCC-Klantgeleiding, JCC-Afspraken en TJOONER” te volgen. Daarnaast hebben zij eveneens een offerte bezorgd voor de dienst Applicatiebeheer om ons volledig te ontzorgen.
Doordat in het verleden de opleiding enkel werd gevolgd door de stafmedewerker heeft dit gezorgd voor een moeilijke overgang bij diens lange afwezigheid. Omdat de opleiding door 4 personen kan gevolgd worden, wordt dan ook geopteerd om de opleiding te laten volgen door de nieuwe stafmedewerker (opleiding nog niet gevolgd), een OCMW medewerker, een medewerker burgerzaken en een onthaalmedewerker.
Afhankelijk van wat de opleiding bijbrengt, kan naderhand dan nog beslist worden om al dan niet in te gaan op de offerte aangaande het applicatiebeheer.
Voorstel van beslissing:
Akkoord te gaan met de offerte “Opleiding Functioneel Applicatiebeheer JCC-Klantgeleiding, JCC-Afspraken en TJOONER” en om de opleiding te laten volgen door de stafmedewerker, een OCMW medewerker, een medewerker burgerzaken en een onthaalmedewerker.
Op vlak van digitalisering heeft Geetbets nog enkele uitdagingen. De site is geen digitale toegangspoort en biedt ook geen informatie die up-to-date is. Daarnaast zijn er qua interne en externe communicatie ook verbeteringen nodig, en is ook vrije tijd al geruime tijd op zoek naar de beste oplossingen om adequatere digitale dienstverlening te bieden.
Geetbets wordt net als vele andere organisaties geconfronteerd met de uitdagingen van de digitale transformatie, waarbij de vervanging, uitbreiding of innovatie van bepaalde ICT infrastructuur niet het doel, maar wel het middel is waarop verschillende andere transformatielagen steunen: nieuwe of bijkomende applicaties die processen vlotter mogelijke maken en daardoor betere product-en dienstverlening aan burgers, bedrijven en bezoekers, samenwerking, gegevensdeling met andere overheden, meten en weten flexibel werken, samenwerking met de scholen, enz.
Op een belangrijk kruispunt waar grote IT-infrastructuur aan vervanging of vernieuwing toe is, lijkt het meer dan aangewezen zicht te krijgen op bovenvermelde 'architectuurtekening', rekening houdend met de mogelijkheden, randvoorwaarden en ambities (zowel technisch, organisatorisch als financieel).
Ook is het daarnaast het moment bij uitstek om de zogenaamde ICT-huishouding (het operationele beheer en ondersteuning, naast het complexe projectwerk) even onder de loep te nemen en na te gaan in welke mate ook hier uitbreiding, verandering of transformatie wenselijk en/of mogelijk is.
De reis van 'as is' naar 'to be' situatie voor wat betreft ICT-architectuur en ICT-huishouding kan best aangevat worden met de nodige inzichten, achtergrondinformatie, architectuurtekeningen en een duidelijke roadmap. In het kader van het meerjarenplan voor de nieuwe beleidsploeg biedt dit traject een leidraad om op terug te vallen en geeft het een houvast voor de komende jaren. Het is in deze context dat ondersteuning wordt gevraagd aan IT-punt.
Uit de gesprekken en de reeds ondernomen initiatieven zou een voorafname van E post, opstart intranet en module vrije tijd wel opportuun zijn. Voor de opstart intranet en het nagaan welke toepassing het beste voldoet voor onze dienst vrije tijd zijn reeds offertes ontvangen. Wat betreft E post is er een demo ingepland om ook hier de mogelijkheden van te ontdekken.
Financieel Directeur heeft zijn visum gegeven. Het krediet is voldoende op het niveau van de investeringen alsook is er budget voorzien op onder het
actieplan 02-002 “Een ICT beleid voeren voor een verdere digitalisering en uitbouw van Egovernement”
Voorstel van beslissing:
Akkoord te gaan met de offerte van IT punt voor het uitwerken van een ICT Roadmap en om E post, opstart intranet en module vrije tijd als voorafname in te plannen.
Dienst vrije tijd is al geruime tijd op zoek naar de beste oplossingen om adequatere digitale dienstverlening te bieden. Het gemeentebestuur van Geetbets heeft, net als alle andere gemeentebesturen, te maken met dagdagelijkse vragen rond evenementen, reserveringen van zalen of materialen en inschrijvingen voor activiteiten, kampen of kinderopvang.
Omdat er echter zoveel spelers op de markt zijn die elk hun troeven hebben, is het voor ons onmogelijk geworden om de bomen door het bos te zien.
IT punt kan hierbij helpen door het in kaart te brengen hoe wij momenteel werken: welke processen zijn er, wie is daarbij betrokken en welke toepassingen worden daarbij gebruikt en tegen welke kostprijs. Nadien kan er dan gekeken worden hoe deze processen met mekaar communiceren en welke de toepassingen in de markt zijn die een totaaloplossing kunnen bieden voor de verschillende processen.
Financieel Directeur heeft zijn visum gegeven. Het krediet is voorzien op JBR: 2025/02-002-013/0130-00/6142999/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Voorstel van beslissing:
Akkoord te gaan met de offerte van IT punt 'Advies Module Vrije Tijd'.
Communicatie, zowel intern als extern, is een werkpunt voor de organisatie. Om interne communicatie te kunnen verbeteren kan de inrichting van intranet een startpunt zijn.
Cronos Public Services heeft op aangeven van VERA een offerte bezorgd voor ‘Medewerkersportaal – Intranet light’, via Raamovereenkomst Begeleiding en opleiding Microsoft Cloud Services.
Financieel directeur heeft zijn visum gegeven. Het krediet werd voorzien op JBR: 2025/02-002-004/0119-00/6131002/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN
Voorstel van beslissing:
Akkoord te gaan met de offerte van CRONOS 'medewerkersportaal-intranet light'.
Een student van PXL Hogeschool Departement Business Graduaat Marketing- en communicatiesupport zou stage bij ons willen doen. Hoewel we al enkele mindere ervaringen hebben gehad met stagiairs, zouden we willen ingaan op deze aanvraag en deze persoon inzetten om vb uniformiteit te krijgen op onze communicatiekanalen (gaande van handtekening mail tot afspraken rond het gebruik van sociale media), communicatie activiteiten vrije tijd, nagaan wat beste manier is om te communiceren (infoborden behouden?)...
De stage zou lopen van 10 februari 2025 tot en met 30 juni 2025, steeds op maandag en dinsdag.
Er is reeds een gesprek geweest tussen betrokkene, diensthoofd vrije tijd, stafmedewerker en deskundige interne werking en organisatie om hem duidelijk te maken dat hij zelfstandig zal moeten werken, maar wel de kans kan krijgen in praktijk veel te leren.
Voorstel tot beslissing:
Akkoord te gaan met de onbezoldigde stage.